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Jeder Event beginnt mit einer Idee

Haben Sie sich jemals gefragt, wie große Ereignisse, legendäre Veranstaltungen und Events – zum Beispiel das Oktoberfest in München, oder der „Burning Man“ in Nevada – entstanden sind? Die Antwort ist so banal wie wichtig: Alles fängt mit einer Idee an!

Die Idee ist der Startpunkt – aber eben nur ein Punkt! Wer sich mit der Organisation eines Events – einer Live-Experience – befasst, wird schnell feststellen, dass die Anzahl der zu beachtenden Details fast ins Unermessliche geht. Dabei ist es gar nicht relevant, ob es sich um einen akademischen Kongress, einen großen Firmenanlass oder sonst einen Event handelt: Unzählig sind die Schritte, die gegangen werden müssen, bevor aus der Idee eine Veranstaltung wird. Manch einer mag sich da fragen: „Wo zum Kuckuck fange ich bloß an…?“

Beim Start das Ziel vor Augen haben

Die erste Frage nach der Idee sollte niemals lauten: „Was wollen wir machen?“ sondern immer: „Was wollen wir erreichen?“. Diese frühe und konsequente Zielformulierung hat zwei gewichtige Vorteile: Erstens schützt dieses Vorgehen davor, sich im Laufe des Prozesses fast unmerklich vom vorgegebenen Weg zu entfernen. Zweitens ist eine klare Zielformulierung die einzige Möglichkeit, den Erfolg eines Events neutral und unabhängig zu messen.

Die Zielgruppe kennen

Neben einer klaren Zielsetzung ist es ebenso wichtig, die anzusprechende Zielgruppe in allen relevanten Punkten genau zu kennen: Wünsche und Erwartungen müssen bekannt sein. Nur dann ist es möglich, sie auch gezielt zu erfüllen (sollten Ihnen die Erwartungen Ihrer Zielgruppe nicht bekannt sein und sie diese trotzdem erfüllen, dann war es reiner Zufall).

So individuell die Erwartungen unterschiedlicher Zielgruppen sind, so individuell müssen entsprechend die Ideen und Maßnahmen, die Erlebnisse und Veranstaltungs-Formate sein. Gerade in der heutigen Zeit einer Unmenge von Informationen, dringen nur noch die zu Ihren Gästen und Teilnehmern durch, die für diese auch wirklich relevant sind.

Zeit ist Geld

Was in anderen Bereichen gilt, gilt auch bei der Planung einer Veranstaltung: Zeit ist Geld. Je länger ein Planungsprozess dauert, um so kostenintensiver wird er. Das ist einer der Gründe, warum eine klare Milestone-Struktur und eine Projektplanung mit der klaren Bezeichnung des kritischen Pfades elementar ist: Nur so ist in der Planungsphase erkennbar, welche Verzögerungen Anpassungen nach sich ziehen könnten.

Nach dem Event ist vor dem Event

So gerechtfertigt die Freude über einen gelungenen Event oder einen erfolgreichen Kongress ist: Um den Erfolg langfristig sichern zu können ist es von grundlegender Bedeutung, bereits kurz nach der Veranstaltung eine kritische Bestandesaufnahme vorzunehmen. Man muss dabei realistisch sein: Jeder – wirklich jeder – Event weist Punkte auf, die optimiert werden können. Die so genannten KPI’s (Key Performance Indicators) sind die Grundlage dafür, Optimierungspotenzial zu erkennen und die geeigneten Korrekturmaßnahmen in die Wege zu leiten.

Die 10 wichtigsten Punkte

  • Formulieren Sie keine Maßnahmen ohne Ziele
  • Kennen Sie Ihre Zielgruppe im Detail
  • Definieren Sie klare KPI’s
  • Legen Sie einen verbindlichen Terminplan fest
  • Passen Sie die Maßnahmen den Zielsetzungen an
  • Rechnen Sie mit dem Unvorhergesehenen
  • Legen Sie Wert auf Details, verlieren Sie das Ziel aber nicht aus den Augen
  • Setzen Sie klare Milestones
  • Überprüfen Sie die Zielerreichung nach dem Event
  • Erarbeiten Sie konkrete Optimierungsmaßnahmen

Wie kann MCI Ihnen helfen?

MCI hat mittlerweile mehr als 30 Jahre Erfahrung in der Konzeption, Planung und Durchführung von Kongressen, Events und Veranstaltungen aller Art: regional, national und weltweit. Neben dieser Erfahrung entwickelt MCI kontinuierlich neue und innovative Veranstaltungsformate, hat das Ohr am Puls der (digitalen) Zeit und kennt alle möglichen Problemfelder aus dem effeff. Angefangen von Compliance-Fragen bis hin zu steuerlichen Fallstricken, die unbemerkt in den Tiefen der Eventorganisation lauern. In all diesen Bereichen kann die Zusammenarbeit mit MCI die Abläufe und Prozesse vereinfachen, optimieren und die Effizienz steigern.

Wenn Sie mehr über erfolgreiche Event Experience erfahren wollen, empfehlen wir Ihnen unser entsprechendes Whitepaper „Pink! Way“ oder den direkten Kontakt zu unserer New Business-Abteilung: max.burger@mci-group.com oder: christoph.wittfeld@mci-group.com

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