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Erfolgsfaktoren für den Kongress der Zukunft

Die Kongressbranche hat schon seit längerer Zeit digitale Tools eingesetzt. Diese Tools wurden bis zu Beginn der Covid-Pandemie aber eher als nettes Beiwerk denn als elementarer Bestandteil eines Kongresses betrachtet. Im März 2020, quasi von einem Tag auf den anderen, löste sich das bestehende Geschäftsmodell der Präsenzveranstaltungen in Luft auf; die Branche verfiel in eine veritable Schockstarre. Mittlerweile ist dieser Schock überwunden und es wird intensiv nach Antworten gesucht, wie sich Tagungen und Kongresse heute und in Zukunft erfolgreich durchführen lassen.

Die aktuell größte Herausforderung für die Veranstaltungsbranche besteht darin, tragfähige Konzepte zu entwickeln, die sowohl heute als auch in Zukunft erfolgreiche Kongresse ermöglichen. Es ist offensichtlich, dass die Digitalisierung dabei eine Schlüsselrolle spielen wird. Zwar haben sich Kongressorganisatoren in den letzten Jahren durchaus mit der Digitalisierung befasst – MCI als eine der etabliertesten Agenturen wahrscheinlich mehr als andere – aber viele taten dies halbherzig: Digitale Formate wurden als nettes Gimmick betrachtet und nicht als elementarer Bestandteil eines Kongresses.

Ein Experten-Team von MCI hat die aktuelle Situation analysiert und relevante Erfolgsfaktoren für zukünftige Kongressen formuliert. Mit dem aktuellen Whitepaper ‘Der Kongress der Zukunft’ steht eine schriftliche Zusammenfassung der Erkenntnisse kostenlos Verfügung.

Die Zukunft beginnt am Ende der Pandemie

“Wir schätzen, dass wir ab 2022 wieder mit kalkulierbarem Risiko Kongresse mit relevanten Präsenzanteilen planen können”, sagt Thomas Wüthrich, Geschäftsführer von MCI Deutschland. Aktuell besteht für Kongressveranstalter keinerlei Planungssicherheit. Deshalb sind rein digitale Lösungen momentan der einzige Weg, um Kongresse durchführen zu können. Diese Situation wird sich aber ändern und deshalb müssen bereits heute tragfähige Konzepte für die nächsten Jahre entwickelt werden.

Der Kongress der Zukunft ist hybrid

Die Pandemie hat grundlegende Auswirkungen auf die MICE-Branche: “Wir gehen davon aus, dass nur sehr wenige Kongresse sich nach den Pandemie wieder komplett aus der digitalen Welt zurückziehen”, erläutert Dr. Christina Buttler, Director Strategy & Innovation, MCI Deutschland. Um eine möglichst hohe Durchführungssicherheit auch in der Übergangsphase zu haben, müssen Veranstalter bereits während der Planung auf eine erhöhte Flexibilität und alternative Formate Wert legen. Ein hybrider Kongress ist diesbezüglich ideal, da er Präsenzanteile mit virtuellen Elementen verbindet und so die Möglichkeit bietet, kurzfristig auf Veränderungen im Umfeld einzugehen, ohne die Grundstruktur eines Kongresses zu gefährden.

Virtuelle Kongresse – mehr als eine Notlösung

In den letzten Monaten wurden zahlreiche Kongresse auf ‘virtuell’ umgestellt, in vielen Fällen erwies sich dieser radikale Schritt als Notlösung. Dies lag allerdings nur zum Teil an der digitalen Form, sondern viel mehr daran, dass die virtuellen Elemente nicht als tragender Bestandteil, sondern als Ergänzung zum klassischen Kongress geplant worden sind. Deshalb konnten einige Bereiche nur unzureichend in digitaler Form abgebildet werden.

Um dies zu ändern, hat MCI eigene Plattformen entwickelt, die neben der Informationsvermittlung umfassende Möglichkeiten für persönlichen Meinungsaustausch und Kontaktpflege bieten. Mit diesen Plattformen kann ein virtueller Kongress alle relevanten Bedürfnisse abdecken und wird zu einer wirklichen Alternative für klassische Kongresse.

Technik als Akzeptanz-Treiber

Bereits heute nutzen die meisten Kongressteilnehmer digitale Kommunikations-Tools in ihrem Alltag. Entsprechend hoch ist die Akzeptanz, diese Form der Kommunikation auch im Rahmen eines Kongresses zu nutzen. Damit steigen aber auch die Ansprüche in Bezug auf Nutzerfreundlichkeit: Individualisierbarkeit, aktive Vorschläge und Empfehlungen auf Basis persönlicher Referenzen werden von Teilnehmern als selbstverständlich angesehen. Das System des ‘Newsroom-Kongresses’ kann diese Erwartungen erfüllen und somit die Akzeptanz und damit den Kongresserfolg sicherstellen.

Paradigmenwechsel als Erfolgsfaktor für die Zukunft

Die aktuellen Einschränkungen und Entwicklungen zeigen, dass sich die Kongressbranche in einem Paradigmenwechsel befindet: Während beim klassischen Kongress dem persönlichen Kontakt eine überdurchschnittliche Bedeutung beigemessen wurde, wird dieser Bereich in Zukunft als ‘Zusatznutzen’ gesehen: Zwar wichtig und sehr gewünscht, aber kein Killerkriterium mehr für die Durchführung eines Kongresses.

Auch in Zukunft werden Kongresse nicht auf Präsenzanteile verzichten. Ein hybrid geplanter Kongress erfüllt dieses Bedürfnis, sichert aber gleichzeitig die Durchführung der Veranstaltung bei veränderten Rahmenbedingungen. Eine stringente Konzeption garantiert, dass der Kongress auch im Extremfall alle wichtigen Bestandteile und Bedürfnisse von Veranstaltern, Teilnehmern und auch Sponsoren abdecken kann.

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Andreas Laube

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