Die Veränderungen, welche in den letzten Jahren bei allen Stakeholdern von Veranstaltungen im Allgemeinen und von Kongressen im Besonderen zu verzeichnen sind, führen dazu, dass sich Teilnehmer eben nicht mehr nur als „passive Nehmer“ betrachten, sondern aktiv in die Gestaltung von Veranstaltungen miteinbezogen werden wollen. Co-Creation erweist sich diesbezüglich als tragfähige und praxistaugliche Strategie für Veranstaltungen und besonders für Kongresse in Zukunft, um diesen Veränderungen zu begegnen und die neuen Erwartungen der Teilnehmenden zu erfüllen.
Co-Creation, Partizipation und Interaktion als KEF (kritischer Erfolgsfaktor)
Der Begriff „Teilnehmer“ hat sich in den letzten Jahren grundlegend geändert: Kongress-Teilnehmer heißen heutzutage nicht mehr Teilnehmer, weil sie einfach nur an einem Kongress teilnehmen, sondern weil sie Anteil nehmen und Anteil haben wollen – aus dem eher passiven Teilnehmer ist ein aktiver, interessierter und engagierter Teilnehmer – oder „Teilhaber“ – geworden. Dieser Prozess ist schon sehr weit fortgeschritten, hat in fast allen Bereichen Fuß gefasst und ist nicht mehr umkehrbar – und dieser Prozess gilt keinesfalls nur für die eigentlichen Teilnehmer, sondern auch für Aussteller, Sponsoren etc. – also für alle Stakeholder.
Aufgrund dieser Veränderungen und Entwicklungen ist es offensichtlich, dass sich Partizipation (Teilhabe) und Interaktion zu den eigentlichen kritischen Erfolgsfaktoren für Kongresse und ähnliche Veranstaltungen entwickeln. Ohne eine echte Teilhabe, ohne Interaktion und wirkliche Partizipation und ohne Co-Creation werden Kongresse in Zukunft nicht mehr erfolgreich sein können.
Was ist genau Co-Creation?
Der Begriff Co-Creation wurde von C.K.Prahalad und Venkat Ramaswamy geprägt und erstmals im Jahre 2000 in der Harward Business Review im Artikel „Co-opting Customer Competence“ benannt. Co-Creation ist in seinem Ursprung ein Managementansatz, der Unternehmen und Kunden zusammenarbeiten lässt. Die Grundüberlegung dahinter ist die einer Asymmetrie: Kunden und Unternehmen denken und handeln anders. Wenn ein Unternehmen es nun schafft, die Kunden mit in die Kreation von neuen Produkten und/oder Dienstleistungen einzubinden, dann – so die Theorie und auch die überprüfte Realität – wird dieses Unternehmen gegenüber der Konkurrenz messbare Vorteile haben: Die Entwicklung (= Kreation) wird schneller, besser und kundenorientierter werden.
Mit der Methode des Co-Creation bewegt sich der individualistische Ansatz in Richtung kollektivem Wissen oder Schwarm-Intelligenz. Es ist offensichtlich, dass dabei der weiter oben erwähnte und so wichtige Ansatz der Partizipation und Interaktion in fast schon exemplarischer Weise berücksichtigt wird.
Heute nutzen die innovativsten Unternehmen den Co-Creation-Prozess für die Entwicklung neuer Produkte oder Dienstleistungen (möglicherweise sind es auch die innovativsten Unternehmen, WEIL sie dieses Modell nutzen): Starbucks, Tchibo, Lego, Amazon, Apache, etc. sind nur einige der prominenten Firmen. Fiat hat Co-Creation seinen größten Firmenerfolg zu verzeichnen: Das Design des Fiat 500 wurde mithilfe dieses Prozesses entwickelt: 170.000 Entwürfen wurden eingereicht und der Fiat 500 zum erfolgreichsten Modell der Firmengeschichte.
Mit anderen Worten: Ohne Co-Creation geht es heute nicht mehr – und was für Unternehmen zu einem Erfolgsfaktor geworden ist, ist auch für Kongresse und ähnliche Veranstaltungen heute zwingend. Nur mit diesem Prozess ist es möglich, Interaktion und Partizipation in dem Maße zu gewährleisten, wie es heute von allen Stakeholdern erwartet und verlangt wird.
Co-Creation – in drei Schritten zum Erfolg
Das Co-Creation-Modell lässt sich in den meisten Fällen in drei Schritte aufteilen:
Generierung: Hier liegt der Fokus auf dem Sammeln von Ideen und Vorschlägen von potenziellen Kongressbesuchern und anderen Stakeholdern. Das kann mit offenen Plattformen, Wettbewerben oder im direkten Kontakt erfolgen. Diese Phase im Co-Creation-Prozess stellt sicher, dass relevante und zielgruppenspezifische (und damit interessante) Inhalte, Programm-Teile, Sessions etc. benannt werden und einer weiteren Prüfung unterzogen werden können.
Verfeinerung: In dieser Phase arbeiten die Organisatoren mit den „Kunden“ (oder: Kollaborateuren) zusammen, um die wichtigsten Aspekte des Veranstaltungskonzeptes zu optimieren, abzustimmen und zu definieren. Das gewährleistet, dass bereits lange im Vorfeld der eigentlichen Veranstaltung feststeht, wo der Mehrwert für alle Stakeholder liegt. Dies wiederum unterstützt die zielgruppengerechte und damit effiziente Kommunikation und die Teilnehmer-Akquise.
Gestaltung: In der letzten Phase im Co-Creation-Prozess entwickeln die Partner gemeinsam den Prototypen des Veranstaltungskonzeptes. Dieser dient dazu, Abläufe, Inhalte und die internen Zusammenhänge zu testen, bevor der Kongress oder die Veranstaltung „live“ geht.
Co-Creation für Kongresse in Zukunft: Die Wechselwirkungen
Es gibt zahlreiche Gründe, kollaborative Strategien, die auf dem Co-Creation-Modell basieren auch und gerade für die Kongress-Konzeption anzuwenden: Die Kongressinhalte werden breiter abgestützt, erreichen damit die Zielgruppen besser und schaffen bei diesen echte Mehrwerte in Bezug auf Wissenstransfer, Partizipation und Community-Building: Die Stakeholder werden zum Dreh- und Angelpunkt der Veranstaltung und sehen so ihre Ansprüche und ihr Bedürfnis nach Teilhabe erfüllt. Dies wiederum führt zu einem stärkeren Zugehörigkeitsgefühl zur Veranstaltung und damit zu einer Erhöhung der Teilnehmerzahlen und schlussendlich zum wirtschaftlichen Erfolg eines Kongresses.
Durch Dynamik der Co-Creation wird darüber hinaus die Vernetzung der beruflichen Kontakte verbessert, da alle Partner die Möglichkeit haben, sich durch Zusammenarbeit besser kennenzulernen und voneinander zu profitieren.
Worauf ist bei Co-Creation für Kongresse in Zukunft zu achten?
Einer der wesentlichsten Punkte ist, alle Phasen der Kongressorganisation in den Co-Creation-Prozess miteinzubeziehen: Co-Creation ist ein umfassender Prozess der sinnvollerweise nur ganz oder gar nicht implementiert werden kann. Um dies zu gewährleisten, sind einige Tools unverzichtbar: z.B. eine stringente und professionelle Kongress-Website oder eine entsprechende Online-Plattform. Mit diesen Tools können Meinungen, Ideen, Interessen und Wünsche mit unterschiedlichen Methoden gesammelt werden.
Während des Kongresses können spezifische Formate und Raumgestaltungskonzepte die Interaktion und Beteiligung optimieren und neue Erkenntnisse fördern. Das ist sowohl mit analogen oder aber – besser und zukunftsgerichteter – digitale Maßnahmen möglich. Die richtige Wahl dieser Maßnahmen stellt sicher, dass einerseits mehr Beteiligte erreicht werden, und dass andererseits die Informationen jederzeit und überall erhältlich sind – sowohl während, als auch nach einem Kongress.
Co-Formate von MCI: zum Beispiel ContentCreate
Hier handelt es sich um ein sehr effizientes Format zur partizipativen Kongressgestaltung: Mit ContentCreate stellen Veranstalter die Weichen zu einer aktiven Einbindung der Teilnehmer in das Kongressprogramm. Teilnehmer erhalten dabei zeitnah vor dem Kongress die Möglichkeit, eigene Themen vorzuschlagen. Das gewährleistet die Aktualität der Themen und schafft somit einen starken Teilnahme-Anreiz. Der Aufwand für den Veranstalter hält sich dabei in Grenzen: Er muss im Rahmen des Kongressmarketings lediglich ein entsprechendes Vorschlagsformular oder eine App bereitstellen und einige Sessions im Programm freihalten. Welche Themen letztlich behandelt werden, kann alternativ demokratisch abgestimmt oder durch die Programmkommission festgelegt werden. In jedem Fall sehen Teilnehmergruppen ihre Wünsche ernst- und wahrgenommen.
Fazit: Co-Creation wird immer wichtiger für Kongresse
Gerade im Hinblick auf Community-Building und aktive Teilhabe ist der Co-Creating-Prozess von zunehmender Bedeutung. Er ist als Instrument für Innovation, aktive Beteiligung und individuelle Entwicklung dank persönlich-relevanter Erfahrungen unerlässlich. Co-Creating fördert den kooperativen Geist der Interessengruppen und anerkennt die Bedeutung der Teilnehmer im Rahmen der Grundzielsetzungen jedes Kongresses: Wissens-Vermittlung und Wissens-Teilung sowie der Austausch über die neuesten wissenschaftlichen Erkenntnisse und deren Nutzen im beruflichen Alltag der Stakeholder.
Wir laden Sie gerne ein, persönlich mit uns zu ergründen, welche Methode für Ihre Veranstaltung und Ihre Ziele die beste ist und mit welchen Schritten Sie heute schon den Erfolg Ihrer Veranstaltung in Zukunft sichern können.
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