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Die Bedeutung von Innovationen für den Kongress der Zukunft

Eine echte Innovations-Kultur ist heute DER Key-Success-Factor im Global Business und die Gründe, weshalb die Unternehmen so viel Wert auf innovative Prozesse oder Produkte legen, sind mannigfaltig. Das gilt nicht nur für produzierende Unternehmen, sondern auch für die Event-, Tagungs- und Kongressbranche.

In den letzten Jahren hat die Tagungs- und Kongress-Industrie einen großen Wandel und ein stetiges Wachstum erfahren. Dabei haben technologische Fortschritte, die Veränderungen bei den Zielgruppen sowie neue Kommunikationsformen und -plattformen dazu geführt, dass traditionelle Konzepte überdacht, überarbeitet und zum Teil ganz neu konzipiert werden mussten.

Kongresse und Tagungen bringen erfolgreich Menschen aus aller Welt zusammen, damit über die neuesten wissenschaftlichen Erkenntnisse diskutiert und damit der aktuellste Wissensstand geteilt werden kann. Gleichzeitig stehen diese Veranstaltungen in einem immer stärkeren Konkurrenzkampf um Teilnehmer und Sponsoren. Gerade im Hinblick auf den Wandel in den verschiedensten Bereichen ist die Arbeit und Vorbereitung für diese Veranstaltungen deshalb von größter Wichtigkeit. Dabei geht es nicht nur darum, einen reibungslosen Veranstaltungsablauf zu gewährleisten, sondern zunehmend auch darum, mit kreativen, zielgruppen-adäquaten Formaten und Modellen alle beteiligten Stakeholder zu überzeugen, gerade an dieser besonderen Veranstaltung teilzunehmen und sie gegenüber anderen Kongressen oder Tagungen zu positionieren.

Was ist Innovation, und warum ist es so wichtig?

Das „Problem“: Innovation und Kreativität sind immaterielle Elemente. Man kann sie also nicht einfach so „kaufen“ oder „einsetzen“. Zudem sind sie schwerer zu definieren als materielle Elemente, wie zum beispiel die Bandbreite einer W-LAN-Verbindung an einem Kongress. Innovation und Kreativität sind somit Prozesse, Entwicklungen, die einer permanenten Infragestellung des Bestehenden bedürfen und deren Auswirkung sich erst nach der Implementierung zeigt, und auch da nicht mal sofort, sondern erst nach und nach. Man kann bei diesen Begriffen von „weichen Faktoren“ sprechen. Diese wirken sich – hier sei die Analogie zum Herzberg-Modell gestattet: Das Fehlen von weichen Faktoren führt zu einer Unzufriedenheit, und damit mittelfristig zum geschäftlichen Misserfolg eines Unternehmens oder eben eines Kongresses. Oder wie es Lorenz Fochhammer formuliert: „Butterweiche Faktoren … entscheiden schnell knallhart darüber, ob Unternehmen … den Anschluss halten können.“

Echte Innovations-Kultur statt „Innovatiönchen“

Die zukünftigen Herausforderungen für Verbände und Kongressveranstalter bedeutet nichts anderes, als dass diese sich permanent mit dem Innovations-Gedanken beschäftigen müssen. Natürlich sind nach wie vor Optimierungen bestehender Prozesse und Ideen notwendig, diese kleinen Verbesserungen – nennen wir sie „Innovatiönchen“ – sind es aber nicht, mit denen den grundlegenden Veränderungen und Anforderungen der Zukunft begegnet werden kann. Viel mehr ist es notwendig, eine echte Innovations-Kultur zu etablieren, die mithilft, kontinuierlich und immer wieder in ganz neuen Bahnen und außerhalb der bestehenden Geschäftsmodelle zu denken – und dann auch zu handeln.

Echte Innovations-Kultur hat die Aufgabe, Ideen zu generieren, die der heutigen Zeit weit voraus sind, und die deshalb vielleicht aus heutiger Sicht noch etwas utopisch anmuten mögen. Echte Innovations-Kultur braucht es aber, um das Potenzial und die Trends zu erkennen, und um darauf rechtzeitig reagieren zu können.Innovation ist zukunftsorientiert und deshalb dem Denken um aktuelle Verbesserungen immer einen Schritt voraus.

Innovation und Kongresse – ein Prozess

Der erste und wichtigste Schritt in den Kongress der Zukunft ist Offenheit und Unvoreingenommenheit: Nur weil etwas bis heute hervorragend funktioniert hat, bedeutet das nicht, dass es auch in naher Zukunft funktionieren wird. Es ist von elementarer Bedeutung, heute an morgen zu denken, Trends zu „scouten“ und zu erkennen und sie auch heute schon – zumindest teilweise – zu implementieren.

Dazu müssen Veranstalter immer einen Schritt voraus denken. Aufgrund des erforderlichen Aufwands und der Zeit für die Planung und die Organisation einer Veranstaltung müssen die Veranstalter immer in die Zukunft blicken, um zu erkennen, welche Anforderungen, Bedürfnisse und Wünsche die Stakeholder zum Zeitpunkt der Veranstaltung haben werden.

Themenbereiche und Gedankenansätze

Es gibt die vielfältigsten Bereiche, aus denen Entwicklungen und Erneuerungen in die Veranstaltungsorganisation einfließen können. Stellvertretend seien hier folgende kurz angerissen:

Crowd-Sourcing und Co-Kreation

Das wahre Potenzial von Crowd-Sourcing bzw. Crowd-Kreation bietet den Stakeholdern die Möglichkeit, direkt zur Realisierung seiner gewünschten Veranstaltungen beizutragen, indem alle Beteiligten ihre Ideen und Vorschläge in das Veranstaltungskonzept mit neuen Ideen und Perspektiven einbringen können. Gerade im Hinblick auf Community-Building und aktive Teilhabe ist dieser Bereich von zunehmender Bedeutung.

Sponsoring 

Die proaktive Berücksichtigung des Sponsorings ist unerlässlich für den nachhaltigen (wirtschaftlichen) Erfolg und die Innovationskraft von Veranstaltungen. Kooperationen mit Start-ups, Universitäten und anderen Key-Playern, sowie der Aufbau von Innovationshubs oder Technologiepartnerschaften sind nur zwei Beispiele für die Möglichkeiten, sich klar und eigenständig im Markt zu positionieren.

Einbringung neuer Perspektiven aus anderen Branchen 

Keynote-Speaker sind die Verbindung zu einer anderen Welt. Sie bringen neue Perspektiven ein und erklären die Bedeutung allgemeiner Trends aus einem anderen, neuen Blickwinkel. Dabei fördern sie das neue und notwendige Wissen und setzen Impulse für Innovationen. Die Rolle eines Keynote-Speakers geht daher oftmals weit über den thematischen Rahmen einer Veranstaltung hinaus.

Integration neuer Technologien 

Die neuen Technologien schaffen nicht nur die Möglichkeit, Veranstaltungen dynamisch und innovativ zu gestalten, Sie tragen auch dazu bei, Prozesse effizient und effektiv zu organisieren, indem sie verschiedene Plattformen und Funktionen zur Verfügung stellen. Hier sind insbesondere Chatbots zu erwähnen, die in Zukunft noch stärker in die Planung und Durchführung von Veranstaltungen integriert werden müssen. Diese Bots können Standardaufgaben übernehmen und zunehmend interaktiv mit den Teilnehmern kommunizieren.

Die Robotik ist für viele noch Zukunftsmusik, aber gerade in der Veranstaltungsbranche, bei Kongressen und an Tagungen gibt es für den Einsatz von Robotern – zum Beispiel von humanoiden Robotern wie „Pepper“ – ein riesiges unausgeschöpftes Potenzial. So fremd uns der Gedanke heute noch sein mag, von einem Roboter begrüßt und informiert zu werden: In naher Zukunft wird es uns als ganz normal erscheinen. Sich heute schon darüber Gedanken zu machen, wie und wo dieses technische Tool eingesetzt werden kann, ist ein Schritt in Richtung Kongress der Zukunft.

Fazit: Echte Innovations-Kultur ist entscheidend

Innovation ist eines der wichtigsten und komplexesten Themen, mit denen Unternehmen heute konfrontiert sind. Faktisch ist heute jede Branche durch disruptive Fortschritte mit realen, in einigen Fällen mit existenzbedrohenden Risiken konfrontiert.

Deshalb sollte Innovation kein statisches Thema sein. Innovation muss vielmehr zu einem kontinuierlichen Prozess und eine Arbeitskultur werden, der sich über die gesamte Wertschöpfungskette erstreckt und einen kontinuierlichen Strom von Lösungsansätzen und Methoden schafft, der das Veranstaltungsangebot, die Geschäftsmöglichkeiten und vor allem kontinuierlich positive Nutzererfahrungen schafft, sichert und erweitert.

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Peter Dvorak

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