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ERWARTUNGEN DER TEILNEHMER AN DEN KONGRESS DER ZUKUNFT

Veranstaltungen ohne Agenda, Personalisierung und Individualisierung von Inhalten, Demokratisierung von Zeit und Raum, eine aktive Beteiligung der Besucher, Freiräume für Planung, Organisation sowie die Möglichkeit einer echten Teilhabe, das sind einige der Trends, die den Kongress der Zukunft prägen werden, es sind aber auch Trends, die heute schon Bedeutung für Teilnehmer haben und für einen erfolgreichen Kongress relevant sind.

Um persönliche Beziehungen aufzubauen und zu festigen, sind Tagungen, Kongresse und Konferenzen nach wie vor die ideale Plattform. Da die meisten potenziellen Teilnehmer heute aber in einem zeitlich sehr eng gestrickten Alltags-Korsett stecken, ist dieser – zeitintensive – Aspekt eines Kongresses alleine nicht mehr ausreichend, um jemanden zur Teilnahme zu bewegen. Zusätzlich werden heute neue Anforderungen an einen Kongress gestellt: Relevanz, Individualität, Flexibilität und Informationsübermittlung.

Veränderung der Zielgruppen

Genau wie sich im Laufe der Zeit die Medienlandschaft und das allgemeine Konsumverhalten verändert, so unterliegen auch die Strukturen und Charakteristiken von Event- und Kongresszielgruppen einem beständigen Wandel.

Aktuell können wir gerade folgende Änderungen bei den Zielgruppen feststellen: Einerseits verschiebt sich das Geschlechterverhältnis zunehmend zugunsten weiblicher Teilnehmerinnen, im Allgemeinen sind die Zielgruppen heute sehr technikaffin, kennen sich mit verschiedenen digitalen Trends und Methoden aus und zudem sinkt das Durchschnittsalter von Kongressteilnehmenden permanent: Die Zielgruppe wird jünger, „weiblicher“ und technikaffiner.

Die Generation Y

Die Teilnehmer und Besucher, welche die Gestaltung von Tagungen, Kongressen und Konferenzen in Zukunft bestimmen werden, gehören der Generation Y an – zwischen 1980 und 1994 geboren und auf dem Weg zur quantitativ und qualitativ bestimmenden Altersgruppe. Die Generation Y ist besonders technikaffin, sie will sich austauschen, zusammenarbeiten und aktiv mitgestalten. Bis im Jahre 2025 werden 75% der arbeitenden Weltbevölkerung der Generation Y angehören. Es ist deshalb unumgänglich, dass sich Kongressveranstalter den spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen dieser Gruppe anpassen:

  • Effektive, kurzfristige aber relevante Erlebnisse
  • Kreative und interaktive Formate
  • Interaktion, aktive Teilnahme und Teilhabe
  • Direkter und barrierefreier Zugang zu aktuellsten Technologien, Anwendungen und Tools
  • Augenhöhe in Diskussionen, Vermeidung hierarchischer Hemmnisse

Inhalte und Formate – neue Anforderungen der Teilnehmer in Zukunft

Welche Inhalte und Formate werden in Zukunft die richtigen und wichtigen sein? Großformat? Kleinformat? Analog, digital oder hybrid? Die Form und der Inhalte der Formate werden in Zukunft noch mehr als bisher über den Erfolg eines Kongresses entscheiden – ganz einfach auch deshalb, weil die Generation Y sich nur dann zu einer Teilnahme entscheidet, wenn Form und Inhalte ihren Anforderungen entsprechen.

Was wollen eigentlich die Teilnehmer in Zukunft?

Die Anforderungen und Erwartungen von Kongressteilnehmern steigen mit abnehmender, verfügbarer Zeit: Je weniger Zeit jemand hat, umso wertvoller wird sie und umso höher werden die Hürden, damit diese Zeit als „sinnvoll eingesetzt“ betrachtet wird. Erfolgreiche Kongresse und Veranstaltungen verbinden deshalb Partizipation, Vernetzung, Inhalte und Präsentationsformen mit emotionalen Aspekten, um diesen Bedürfnissen und Anforderungen Rechnung zu tragen.

Eine erfolgreiche Veranstaltung provoziert ungewöhnliche und unerwartete Begegnungen, Erkenntnisse und Erfahrungen und schafft so eine Identifikation und damit einen echten Mehrwert für die Teilnehmenden.

So wird das Involvement der Teilnehmer in Zukunft zu einem Schlüsselfaktor für einen erfolgreichen Kongress – und dabei ist es wichtig, dass dieses Involvement bereits vor der Veranstaltung beginnt und auch darüber hinaus andauert.

Aktuelle Technologien – ein „must“

Das zunehmende Wissen der Besuchergruppen um aktuelle Technologien wird in Zukunft eine immer größere Rolle für den Erfolg einer Veranstaltung spielen: Teilnehmer erwarten, dass sie ihren alltäglichen Umgang mit aktuellen Technologien, die Verwendung von Tools (Apps, sozialen Netzwerken, Suchfunktionen etc.) im Umfeld eines Kongresses genauso nutzen können, wie sie das privat auch tun. Einschränkungen in diesem Bereich empfinden Kongressteilnehmer als hinderlich, entsprechend „unmodern und nutzer-unfreundlich“ beurteilen sie eine entsprechende Veranstaltung.

Positiv dagegen werden innovative technologische Tools und Anwendungen vermerkt: Wer sich online über Themen, Aktivitäten etc. Informieren kann, wer real-time relevante Informationen zur Verfügung hat, wer sich online vernetzen kann und wer Informationen problemlos downloaden kann, der wird einen echten persönlichen Mehrwert erkennen und damit die eingesetzte „Kongress-Zeit“ als wert- und sinnvoll erachten.

Grenzen der Personalisierung und Individualisierung

Jeder Teilnehmer hat besondere persönliche und emotionale Anforderungen – allen Teilnehmern gemeinsam ist, dass sie erwarten, auf einer persönlichen und individuellen Ebene angesprochen zu werden und sich entsprechend einbringen zu können. Für Veranstalter bedeutet dies: detailliertere Kenntnisse der Teilnehmer, Steigerung der Relevanz und Erlebnisqualität sowie eine flexible Agenda, welche unterschiedliche Bedürfnisse abdecken kann und im Idealfall kurzfristig angepasst werden kann.

Zukünftige Konferenzen müssen zunehmend Aktivitäten anbieten, zu denen die Besucher physisch zusammenkommen, an denen praktische und damit relevante Workshops durchgeführt, sowie Diskussionen auf Augenhöhe geführt werden können und direkte, nachvollziehbare Erkenntnisse und Informationen vermittelt werden. Und dies alles so individuell wie möglich.

Natürlich ist eine vollkommene Individualisierung nicht möglich – und auch nicht notwendig. Wichtig ist nur, dass die Teilnehmer sich in der Thematik und im Inhalt wiederfinden. Erstaunlicherweise geht bei den Teilnehmern der Zukunft das Bedürfnis zur Individualisierung Hand in Hand mit dem Bedürfnis nach Schutz der persönlichen Daten.

Dieses erhöhte Bewusstsein der Zielgruppe – basierend auf der täglichen Nutzung der aktuellen technologischen Tools – bedeutet, dass die Veranstaltungsorganisatoren sich nicht nur selbstverständlich an die entsprechenden Vorschriften zur Datennutzung halten, sondern darüber hinaus die entsprechenden Maßnahmen auch aktiv kommunizieren und den Teilnehmern die Möglichkeit geben, die vollständige Kontrolle über ihre Daten zu behalten.

Beständig ist nur der Wandel

Veränderung als Hauptziel: Von gut zu großartig. Verbandsführer auf allen Ebenen nehmen den Wandel an und nutzen ihn als dynamische Kraft für Wachstum. Laut einer vom MCI entwickelten Forschungsstudie betonten Verbandsführer die Bedeutung der Schaffung einer Kultur des Veränderns als eine der Grundlagen für die Gestaltung ihrer Zukunft.

So wie die große Mehrheit der Verbandsgeschäftsführer die Wichtigkeit einer Veränderungskultur erkannt hat und sich entsprechend dafür interessiert, so erwartet die neue Teilnehmergeneration an Veranstaltungen einen Mehrwert, der über die reine Wissensvermittlung hinausgeht. Diese Anforderungen gelten im Übrigen für alle Teilnehmer: also auch Partner, Sponsoren und Aussteller.

Ein paar Beispiele

  1. Hallo Initiativen: Mit einer innovativen Strategie und dem Wunsch, über die Struktur traditioneller Programme hinauszugehen, führte die International Federation of Gynecology and Obstetrics (FIGO) die Kampagne #EveryWomanMatters durch. Dies ist eine „Hallo Initiative“, die aus ca. 15-minütigen Vorträgen bestanden hat, bei denen Personen mit persönlicher Erfahrung zu einem ernsthaften Thema eingeladen wurden, um ihre Geschichte mitzuteilen und auf das Thema aufmerksam zu machen.
  2. MCI Formate / Open space: Die Interaktion der Teilnehmer steht im Vordergrund. Das Format ermöglicht eine breit angelegte, aktive Beteiligung aller Teilnehmer und erzeugt ein tiefgreifendes Verständnis für den jeweiligen Sachverhalt bzw. die diskutierten Ideen.

Fazit

Der erfolgreiche Kongress der Zukunft wird sich zusätzlich um die emotionalen Bedürfnisse der Teilnehmer kümmern müssen, er wird ihre Erwartungen in Bezug auf aktuelle Technologien und auf Augenhöhe wahrnehmen und erfüllen müssen. Darüber hinaus dürfen aber nach wie vor die Anforderungen an Informations-Austausch und Wissensvermittlung nicht zu kurz kommen.

Die Anforderungen an einen Kongress werden in Zukunft noch grösser werden. Allerdings ist es beruhigend, zu wissen, dass diese Schritte nach und nach erfolgen (und erfolgen können). Um in Zukunft erfolgreiche Kongresse anzubieten, ist es wichtig, mit den Teilnehmern Schritt zu halten – kontinuierliche Optimierung und Anpassung ist dabei der Schlüssel zum Erfolg.

Gerne laden wir Sie ein, in einem persönlichen Beratungsgespräch tiefer in die Thematik „Kongress der Zukunft“ einzutauchen und gemeinsam mit uns herauszufinden, welche Eventformate und welche technischen Möglichkeiten für Sie und Ihre Zielgruppen in Zukunft relevant und erfolgsentscheiden sein werden.

Die Event Experience Journey. Auf dem „Pink! Way“ zum idealen Erlebnis!

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Peter Dvorak
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