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Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft von Kongress-Sponsoring

Kongress-Sponsoring war schon immer ein wichtiges Bindeglied zwischen Markt und Marke: Kaum eine größere Veranstaltung lässt sich ohne „Drittgelder“ finanzieren und durchführen – ganz egal, ob man dabei den Begriff „Sponsoring“ verwendet. Durch die sich seit Jahren verändernde Kongresslandschaft hat sich heute aber die Notwendigkeit verstärkt, (Geschäfts)Partner an Bord zu holen. Allerdings ist je länger je mehr nicht mehr nur die klassische Form des Sponsorings gefragt: Veranstalter müssen heute deutlich mehr bieten als „nur“ Sichtbarkeit oder – im Extremfall – ein paar ausgelegte Flyer – um eine finanzielle Beteiligung zu erhalten.

Heute sind neue Modelle gefragt, um Veranstaltungen zu finanzieren, denn auch bei den Sponsoren sitzt erstens das Geld nicht mehr so locker und zweitens hat das Marketing und damit der Wunsch nach Messbarkeit der Ergebnisse auch bei Sponsoren und anderen Geschäftspartnern Einzug gehalten. Das bedeutet: Das Generieren und Kommunizieren neuer Sponsoring-Optionen und -Möglichkeiten ist eine der Grundlagen für zukünftige, wirtschaftlich(!) erfolgreiche Kongresse.

Früher war das Kongress-Sponsoring einfacher…

Es war nicht wirklich einfacher, aber simpler: in der Vergangenheit bedeutete Kongress-Sponsoring vor allem der Austausch von finanzieller Unterstützung für Markenpräsenz, -bekanntheit und -kommunikation durch die Platzierung von Firmenlogos auf Bannern sowie der Verkauf der besten Plätze in der Ausstellerhalle. In den meisten Fällen reichte es Sponsoren, wenn sie ihre Marke oder die Produkte zeigen und noch einige Fachgespräche führen konnten – diese Haltung hat sich mittlerweile grundlegend geändert: Heute muss sich ein Veranstalter mit vollkommen neuen Erwartungen, Interessen und Bedürfnissen von Sposnoren auseinandersetzen – und sie erfüllen – um diesbezüglich als attraktiver Geschäftspartner zu gelten.

Kongress-Sponsoren suchen nach wie vor Aufmerksameit, aber…

Heute suchen Sponsoren – genau wie Teilnehmer – nach Möglichkeiten, sich aktiv in eine Veranstaltung mit einzubringen, sie wollen nicht mehr nur „Geldgeber“ sein, sondern zunehmend in die Konzeption miteinbezogen werden, sie suchen nach Gelegenheiten, aktiv Input zu liefern und zur gesamten Veranstaltungs-Experience beizutragen.

Den Kongress-Sponsoren von heute genügt es nicht mehr, lediglich „da“ zu sein und quasi passiv darauf zu warten, dass jemand auf sie aufmerksam wird. Sie sind durchaus bereit, einen erheblichen Teil ihres Marketingbudgets in Veranstaltungen zu investieren, sie erwarten dafür allerdings einen größeren und vor allem messbaren Mehrwert (um den finanziellen Einsatz zu rechtfertigen): Sponsoren und Aussteller suchen heute den direkten Kontakt zu Teilnehmern, um diese von sich zu überzeugen. Dazu schaffen sie zunehmend nutzerfreundliche Tools, Produkte und Dienstleistungen die ihren Kunden einen praktischen Mehrwert verschaffen – und natürlich brauchen sie dazu Zeit, Ort und Formate, um diese entsprechend zu präsentieren und bewerben. Nicht vergessen werden darf heute, dass Unternehmen immer und permanent auf der Suche nach neuen Fachkräften sind – auch dafür bietet sich eine Veranstaltung an, denn wo sonst ist es möglich, jemanden bereits beim ersten Kontakt persönlich kennen zu lernen?

Die Herausforderung für Veranstalter

Die Suche nach den passenden Kongress-Sponsoren ist eine der wichtigsten Herausforderungen für Kongressveranstalter, immer wenn es um die Zukunftsfähigkeit der Organisation geht. Viele Veranstalter benannten das Thema Sponsorensuche und langfristiger Partnerschafts-Aufbau als Kern-Herausforderung für die nahe Zukunft. Die Veranstalter stehen nun vor der Herausforderung, den Anforderungen ihrer Partner gerecht zu werden und spezifische Angebote auszuarbeiten, welche attraktiv genug sind, um ein entsprechendes Investment zu rechtfertigen.

Das Schlüsselwort heißt: Interaktion. Diese kann und darf aber nicht nur als das klassische persönliche Informationsgespräch am Stand des Ausstellers verstanden werden. Diese Interaktionsmöglichkeiten haben sich in den letzten Jahren in vielfältiger Weise erweitert. Offene Bühnen vor Ort und digitale Räume sind hier nur Beispiele der heutigen Möglichkeiten. VIP-Geschäftsbereiche und interaktive Pitch- oder Produktpräsentationen im Kongress sind weitere. Auf alle Fälle müssen folgende Bedingungen für potenzielle Sponsoren erfüllt sein: Sie müssen

  • ernst genommen werden
  • aktiv am Kongressgeschehen teilnehmen können
  • sich als Partner verstanden wissen
  • Raum und Zeit zum Dialog haben
  • sich auf vielen Kanälen präsentieren können

Für die Konzeption eines Pakets für das Kongress-Sponsoring heißt das: Maßgeschneiderte Angebote statt pauschaler Kongress-Sponsoring-Pakete. Die Sponsoring-Zukunft ist ein Warenkorb, den Sponsoren selber füllen können – nicht viel anders, als die heute schon bekannten Warenkörbe in online-Shops.

Fazit: Dynamischere Optionen für das Kongress-Sponsoring sind entscheidend

Die Flexibilität in den Veranstaltungsformate und die fortschreitende Digitalisierung sind ein wichtiger Hebel, um die Erwartungen der unterschiedlichen Stakeholder im Sponsoringbereich zu erfüllen. Event-Sponsoren sind zunehmend daran interessiert, eine aktivere und dynamischere Rolle am und rund um den Kongress zu spielen, sowohl außerhalb als auch vor Ort, sowohl vor als auch nach der Veranstaltung. Folglich ist es absolut notwendig, diesen Partnern nicht nur die Möglichkeit einer Präsenz zu geben, sondern ihnen auch das Gefühl (und die messbaren Möglichkeiten) zu geben, dass sie echte Partner sind und dass ihnen die Teilnahme und der finanzielle Einsatz mehr bringt, als er kostet.

Die Suche nach den passenden Sponsoren ist zeitaufwändig. MCI übernimmt diesen Bereich für Sie und akquiriert Sponsoren, führt die Vertragsverhandlungen und übernimmt alle administrativen Abläufe. So können Sie sich ganz auf Ihren Kongress konzentrieren. Wir laden Sie gerne ein, persönlich mit uns zu ergründen, welche Methode für Ihre Veranstaltung und Ihre Ziele die Beste ist und mit welchen Schritten Sie heute schon den Erfolg Ihrer Veranstaltung in Zukunft sichern können.

MCI: Die Event Experience Journey: Auf dem „Pink! Way“ zum idealen Erlebnis!

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Peter Dvorak
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